Polityka prywatności i plików cookie

Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisu idealdata.pl oraz z kontaktem z nami, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo, a także jakie prawa Ci przysługują. Stanowi ona realizację obowiązku informacyjnego z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Rozdział 8 opisuje pliki cookie i podobne technologie.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Idealdata sp. z o.o. z siedzibą w Chwaszczynie, ul. Oliwska 135/3, 80-209 Chwaszczyno, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001079924, NIP 5892088129, REGON 527427905 (dalej: „Administrator”, „my”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

• e-mail: [email protected],
• telefon: +48 604 548 169,
• adres korespondencyjny: Idealdata sp. z o.o., ul. Oliwska 135/3, 80-209 Chwaszczyno.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Sprawami ochrony danych osobowych zajmuje się wewnętrzny zespół, z którym możesz kontaktować się pod wskazanymi wyżej danymi.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

2.1. Formularz kontaktowy i korespondencja

• Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz), temat i treść wiadomości oraz inne dane, które sam przekażesz w wiadomości; przy kontakcie e-mailowym lub telefonicznym także dane z tej korespondencji.
• Cel: odpowiedź na zapytanie, przedstawienie informacji lub oferty, o którą prosisz, umówienie konsultacji i prowadzenie dalszej korespondencji w tej sprawie.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy i podejmujemy działania na Twoje żądanie; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi i prowadzeniu korespondencji, w tym z osobami działającymi w imieniu firm, urzędów i innych instytucji.
• Jak to działa: wiadomość z formularza zapisujemy w bazie zgłoszeń na naszym serwerze, a powiadomienie o niej wysyłamy z naszego serwera poczty do skrzynki [email protected].
• Okres: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w danej sprawie; po tym czasie usuwamy wiadomość z bazy zgłoszeń i z naszej skrzynki pocztowej. Jeżeli korespondencja doprowadzi do zawarcia umowy, dane przetwarzamy zgodnie z pkt 2.2, a gdy są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu ich zakończenia.

2.2. Klienci, kontrahenci i ich przedstawiciele

• Dane: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa i dane organizacji, służbowy adres e-mail i numer telefonu oraz dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
• Cel: zawarcie i wykonanie umowy, kontakt w sprawach współpracy, rozliczenia.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa z osobą, której dane dotyczą), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt z osobami reprezentującymi organizację i wskazanymi do współpracy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych).
• Okres: przez czas współpracy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

2.3. Statystyki odwiedzin za zgodą: Google Analytics 4

Google Analytics 4 jest włączany wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze. Bez zgody skrypt Google Analytics nie jest ładowany i żadne dane nie są przekazywane do Google.

• Dane: identyfikatory zapisane w plikach cookie _ga i _ga_ZGKV8XLE41, informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżona lokalizacja (kraj, region, miasto) ustalana na podstawie adresu IP, odwiedzane podstrony, źródło wejścia, czas wizyty, kliknięcia w adres e-mail lub numer telefonu oraz informacja o wysłaniu formularza (bez jego treści). Google Analytics 4 nie zapisuje adresów IP. Sygnały Google i personalizacja reklam są wyłączone.
• Cel: statystyka odwiedzin i ocena, które treści są przydatne.
• Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 399 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć w „Ustawieniach cookies” w stopce strony.
• Okres: pliki cookie Google Analytics wygasają po 6 miesiącach; dane zdarzeń w usłudze Google Analytics są przechowywane nie dłużej niż 14 miesięcy.
• Dostawca: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, jako podmiot przetwarzający; dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych (szczegóły w pkt 4).

2.4. Statystyki bez plików cookie: Umami

• Jak działa: korzystamy z własnej instancji narzędzia Umami działającej na serwerze w Unii Europejskiej. Umami nie zapisuje niczego na Twoim urządzeniu i nie przechowuje adresów IP. Zapisuje odsłony, adres podstrony, źródło wejścia, rodzaj przeglądarki, systemu i urządzenia, rozdzielczość ekranu, język i kraj, a odsłony z jednej wizyty łączy za pomocą skrótu, który nie pozwala odtworzyć adresu IP i zmienia się co miesiąc. Po skutecznym wysłaniu formularza zapisuje także zdarzenie form_success oraz nazwę formularza, bez treści wiadomości, imienia, adresu e-mail i numeru telefonu.
• Cel i podstawa: statystyka odwiedzin, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w ocenie, jak korzystacie z serwisu.
• Okres: dane są usuwane automatycznie po 24 miesiącach.

2.5. Bezpieczeństwo serwisu: logi serwera i ochrona przed atakami

• Logi serwera: przy każdym wejściu serwer zapisuje adres IP, datę i godzinę, adres żądanej strony, kod odpowiedzi, stronę odsyłającą i identyfikator przeglądarki. Celem jest zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu oraz wykrywanie, blokowanie i analiza ataków.
• Ochrona przed atakami: adresy IP, z których prowadzono ataki lub zautomatyzowane próby nadużyć, mogą zostać czasowo lub trwale zablokowane.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu i systemów informatycznych.
• Okres: logi serwera przechowujemy do 180 dni, po czym zostają wyłącznie zbiorcze statystyki bez adresów IP. Adresy wpisane na listę blokad przechowujemy do czasu ustania przyczyny blokady, a dane potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa do czasu zakończenia sprawy.
• Sieć dostarczania treści: ruch do serwisu przechodzi przez usługę Cloudflare, która chroni serwis przed atakami i przyspiesza jego działanie. Cloudflare przetwarza w tym celu adres IP i dane techniczne żądania (pkt 3 i 4).

2.6. Mapa dojazdu

Na stronie Kontakt mapa Google nie wczytuje się automatycznie. Dopiero po kliknięciu „Pokaż mapę Google” przeglądarka łączy się z serwerami Google, które otrzymują Twój adres IP i dane techniczne przeglądarki i mogą zapisać własne pliki cookie zgodnie z zasadami Google. Za przetwarzanie danych w usłudze Mapy Google odpowiada Google Ireland Limited jako odrębny administrator.

3. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić serwis i obsługiwać zapytania, oraz podmiotom uprawnionym z mocy prawa:

• dostawcy infrastruktury serwerowej: Hostinger International Limited, który udostępnia nam serwer w centrum danych we Frankfurcie nad Menem w Niemczech; na tym serwerze, administrowanym przez nas, działają serwis, baza zgłoszeń z formularza, statystyki Umami i serwer poczty wysyłający powiadomienia;
• Cloudflare, Inc. oraz podmioty z jej grupy — dostawca sieci dostarczania treści i ochrony przed atakami (pkt 2.5);
• Microsoft Ireland Operations Limited — dostawca naszej poczty elektronicznej w usłudze Microsoft 365, w której otrzymujemy i prowadzimy korespondencję;
• Google Ireland Limited, wyłącznie przy wyrażonej zgodzie na analitykę (pkt 2.3);
• dostawcy usług księgowych, doradcy prawni i audytorzy, w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• organy publiczne, sądy i inne podmioty, gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu robią to na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) lub warunków przetwarzania danych przyjętych w ramach świadczonych usług. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym podmiotom w celach marketingowych.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Serwis, baza zgłoszeń i statystyki Umami działają na serwerze w Unii Europejskiej. Dane mogą trafić poza Europejski Obszar Gospodarczy w następujących przypadkach:

• przy zgodzie na Google Analytics — do Google LLC w Stanach Zjednoczonych;
• w ramach usługi Microsoft 365, w której działa nasza poczta — do Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych;
• w ramach usługi Cloudflare — do Cloudflare, Inc. w Stanach Zjednoczonych.

Podstawą przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework, w którym certyfikowane są Google LLC, Microsoft Corporation i Cloudflare, Inc., a uzupełniająco standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres podany w pkt 1.

5. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem; zgodę na analitykę cofniesz w „Ustawieniach cookies” w stopce strony,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wiadomości nie możemy odpowiedzieć na zapytanie. Podanie danych niezbędnych do zawarcia umowy jest warunkiem jej zawarcia. Zgoda na analitykę jest dobrowolna, a jej brak nie ogranicza korzystania z serwisu.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Nie profilujemy użytkowników serwisu w celach marketingowych.

8. Pliki cookie i podobne technologie

Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę na Twoim urządzeniu. Podobnie działa pamięć lokalna przeglądarki (localStorage). Zasady opisane poniżej dotyczą obu tych technologii, ponieważ art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej obejmuje każde przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym i uzyskiwanie do niej dostępu.

• Pliki niezbędne są konieczne do świadczenia usługi, z której korzystasz — do zapamiętania Twojej decyzji o analityce i do ochrony serwisu przed ruchem automatycznym. Korzystamy z nich bez zgody, na podstawie art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Pliki analityczne Google Analytics zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze (art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Domyślnie są wyłączone, a bez zgody skrypt Google Analytics w ogóle się nie ładuje.
• Serwis nie używa plików marketingowych ani reklamowych.

Statystyki Umami działają bez plików cookie i bez zapisywania czegokolwiek na Twoim urządzeniu. Formularz kontaktowy nie zapisuje plików cookie. Pliki cookie Google związane z mapą dojazdu mogą pojawić się wyłącznie po kliknięciu „Pokaż mapę Google” (pkt 2.6).

Jak zmienić decyzję. Zgodę na analitykę możesz w każdej chwili wyrazić lub cofnąć w „Ustawieniach cookies” w stopce każdej podstrony. Po cofnięciu zgody pliki Google Analytics są usuwane, a skrypt przestaje wysyłać dane. Pliki cookie możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki:

• Google Chrome: Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie innych firm,
• Mozilla Firefox: Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Ciasteczka i dane stron,
• Safari: Ustawienia → Prywatność → Zarządzaj danymi witryn,
• Microsoft Edge: Ustawienia → Pliki cookie i uprawnienia witryny.

9. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się sposoby przetwarzania danych lub przepisy. Każda wersja ma datę podaną na początku dokumentu. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.